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Wie organisiere ich ein Event?

Ein Ratgeber für das Organisieren von Events mit sma-events.com

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Wer in einer Firma tätig ist, der weiß, wie wichtig ein Event für das Ansehen des Unternehmens sein kann. Deshalb ist die Organisation des Events eine der wichtigsten Disziplinen, die man im Bereich des Büromanagements beherrschen sollte. Egal ob Messe, Kongress oder ein Musikevent- es kommt ganz darauf an, wie man auf die beste Art und Weise das Renommee einer Firma beweist. Damit Sie genau wissen, welche Aufgaben Sie dabei haben und was Sie so alles machen müssen, haben wir für Sie eine Liste von 10 Punkten erstellt, die Ihnen bei der Organisation eines Events behilflich sein können.

Der Anfang


Die wichtigste Voraussetzung für einen guten Event ist die Planung. Wenn Sie eine Idee haben, dann sollten Sie so schnell wie möglich damit anfangen, diese zu planen. Wo das Event stattfindet und wann, sollten Sie im Voraus wissen. Somit haben Sie mehr Freiraum, um alles schön zu detaillieren. Der Ort spielt dabei eine große Rolle. Am besten geeignet sind beispielsweise Restaurants oder Bars, da Musik oder Getränke schon vorhanden sind.

Die Behörden

Wichtig: Sie können kein Event organisieren, ohne dabei die Behörden auszulassen. Dabei sollten Sie eine Sache beachten: Je aufwändiger das Event, desto mehr Auflagen werden Sie erfüllen müssen. Am besten ist es, wenn Sie sich von der Kommune beraten lassen. Somit werden Sie genau wissen, was zu tun ist.

Essen und Trinken


Natürlich möchten Sie Ihren Gästen auch etwas zu essen und zu trinken anbieten. Wenn Sie die Veranstaltung in einer Bar oder einem Café organisieren, dann müssen Sie sich dabei keine Sorgen machen. Wenn aber warme Speisen ins Spiel kommen, dann müssen Sie bei der Seite www.haccp.de vorbeischauen. Dort finden Sie alle Anleitungen, die Ihnen dabei helfen können. Achten Sie auch darauf, dass das Mindestalter bei alkoholischen Getränken wie Wein und Bier bei 16 Jahren liegt.

Die Finanzen

Das Wichtigste bei einem Event ist es, die Finanzen zu kontrollieren. Wenn Sie am Ende auf einer Null landen, dann ist das schon mal ein Erfolg. Es gibt viele Tipps und Tricks, wie Sie das machen können: Wenn Sie beispielsweise den Einlass billiger und die Getränke teurer machen, dann kann das für Sie ein Profit sein. Eine gute Planung sollte auf alle Fälle dabei sein.

Die Sponsoren

Da wir schon beim Thema Finanzen sind, können Ihnen Sponsoren dabei helfen, Geld zu finden. Alle Bereiche sind dabei miteinbezogen: Egal ob Musik, Getränke, Essen oder der Ort- jeder Sponsor ist willkommen. Am besten wäre es, einen lokalen Sponsor zu finden, da Sie somit auch diese Beziehungen kräftigen.

Die Musik

Bei der Musik kommt es darauf an, dass Sie der Menschenmasse angepasst ist. Denken Sie darüber nach, was für Menschen Ihr Event besuchen und was für deren Alterskategorie angemessen ist. Übrigens, eine große Auswahl an Musikern für Ihren Event finden Sie auch bei uns .

Die Dekoration

Eine gute Deko ist bei einer Motto-Party ein Muss, wobei sie bei „üblichen“ Events meistens nicht wahrgenommen wird. Das heißt, dass Sie dafür kein zu großes Geld ausgeben sollten. Achten Sie viel lieber auf die Beleuchtung, da diese eine wichtige Rolle spielt. Mit Diskokugeln erzeugen Sie eine schöne Atmosphäre und Luftballons sind auch sehr gerne gesehen.

Die Einladung

Wenn Sie ein Event organisieren, dann sollten Menschen auch davon wissen. Eine gute Variante sind Plakate, die für sich selbst sprechen. Mit einem schönen Design sprechen Sie die potenziellen Gäste einfach an. Aber auch Facebook oder andere soziale Netzwerke können Ihnen dabei helfen, die Einladungen für das Event zu verbreiten.

Die Stimmung

Die Stimmung kann einfach mit einem DJ zum Höhepunkt gebracht werden. Achten Sie darauf, dass die formellen Teile des Events, wie beispielsweise Präsentationen oder Vorträge, nicht zu lange dauern und dass die Gäste danach auch tanzen und sich amüsieren können. Meistens hängt die Stimmung auch von den Menschen ab, die dabei sind.

Showelemente für den gewissen Kick

Als Eventagentur haben wir uns auch darauf spezialisiert Künstler und Artisten für Ihre Veranstaltung zu organisieren. Wenn Sie Ihren Gästen ein wenig mehr anbieten wollen als Musik und gutes Essen ergänzen Sie ihr Rahmenprogramm mit einem unserer Artisten.

Was, wenn etwas nicht klappt?

Keine Sorge! Es kann immer passieren, dass die Getränke nicht rechtzeitig da sind oder dass die Stereo-Anlage nicht funktioniert. Bei solchen Situationen sollten Sie im Voraus eine Alternative haben. Auch wenn dies nicht der Fall ist, wird es zu keiner Katastrophe kommen, wenn die Gäste ein wenig warten. Mischen Sie sich unter sie und reden Sie ein wenig mit ihnen. Somit bekommen die Gäste das Gefühl, dass alles nach Plan läuft.

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